Implementasi Manajemen Kearsipan Pada Bidang Tata Usaha Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur

Abstract

ABSTRAK Juswan, 2022 “Implementasi Manajemen Kearsipan Pada Bidang Tata Usaha Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur” Skripsi, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (MPI), Jurusan Pendidikan Islam, Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, Universitas Islam Negeri (UIN) Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda. Penelitian ini dibimbing oleh Ibu Dr. Siti Julaiha, S. Ag., M. Pd sebagai pembimbing I dan Ibu Marniati Kadir, M. Pd sebagai pembimbing II. Kearsipan merupakan kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Hal ini juga berkaitan dengan implementasi manajemen kearsipan yang dilakukan oleh setiap lembaga/institusi. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui implementasi manajemen kearsipan dan factor pendukung dan penghambat dalam pelaksanaan manajemen kearsipan pada Bidang Tata Usaha Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur. Jenis Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Adapun teknik analisis data yang digunakan ada empat yaitu pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Lokasi penelitian adalah Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum Bidang Tata Usaha Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur”dengan narasumber yaitu Arsiparis, Mantan Arsiparis dan Kepala Bidang Tata Usaha Sub Kepegawaian dan Hukum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa implementasi manajemen kearsipan pada Bidang Tata Usaha Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur dimulai dari penciptaan arsip dengan membuat arsip sesuai dengan kebutuhan dan menentukan sistem klasifikasi keamanan yang bersifat rahasia dan pengaksesan arsip menggunakan excel, tahap selanjutnya yaitu tahap penerimaan yang langsung diterima oleh yang bersangkutan atau yang mewakili. Tahap ketiga yaitu pendistribusian arsip yang meliputi pendistribusian arsip dan penyimpanan arsip, ketika dokumen/surat telah diterima akan diberikan kepada arsiparis dan langsung diarsipkan sesuai penempatannya dan tata cara kerja penyimpanan arsip nya yaitu dengan sistem klasifikasi penyimpanan sistem nomor. Tahap keempat yaitu penggunaan arsip, arsip digunakan sesuai kebutuhan dan fungsi nya dan tidak semua orang dapat mengakses arsip tanpa seizin arsiparis karena bersifat rahasia. Tahap terakhir yaitu tahap pemeliharaan yang meliputi merawat arsip dengan membersihkan debu atau pun kotoran yang ada di ruang arsip dan mengganti tempat arsip yang sudah tidak layak dipakai. Adapun faktor pendukung yaitu peralatan sarana prasaran yang memadai sehingga memudahkan proses kearsipan serta faktor penghambat yaitu kurang luas ruang arsip, kurangnya staff arsip dan kegiatan arsip tidak sesuai prosedur.