Pengelolaan Arsip di Madrasah Tsanawiyah DDI Tani Aman Samarinda

Abstract

ABSTRAK Muhammad Nur Amin, 2023. Pengelolaan Arsip di Madrasah Tsanawiyah DDI Tani Aman Samarinda. Skripsi, Jurusan Pendidikan Islam, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam, Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan. Universitas Islam Negeri (UIN) Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda. Penelitian ini dibimbing oleh Ibu Dra. Hj. Ananiah, M.M.Pd selaku pembimbing I dan Ibu Imroh Atul Musfiroh, M.Pd.I selaku pembimbing II. Latar belakang dalam penelitian ini ialah pengelolaan arsip surat. Pengelolaan arsip tidak terlepas dari kegiatan administrasi yang meliputi tata usaha dengan tugas mengelola surat masuk dan surat keluar yang ada di Madrasah Tsanawiyah DDI Tani Aman Samarinda. Perlunya perhatian khusus dalam pengelolaan arsip surat di Madrasah Tsanawiyah DDI Tani Aman Samarinda agar tercapainya sebuah sistem kearsipan yang baik. Penelitian ini dilakukan di Madrasah Tsanawiyah DDI Tani Aman Samarinda dengan jenis penelitian kualitatif yaitu dengan mendeskripsikan hasil penelitian dalam bentuk narasi. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Sumber data pada penelitian ini adalah Kepala Madrasah, Kepala Tata Usaha dan Staf Tata Usaha Madrasah Tsanawiyah DDI Tani Aman Samarinda. Teknik analisis data yang digunakan yaitu pengumpulan data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Teknik keabsahan data yaitu dengan menggunakan triangulasi sumber. Adapun hasil penelitian pada skripsi ini yaitu Pengelolaan arsip di Madrasah Tsanawiyah DDI Tani Aman Samarinda mencakup Pengelolaan surat masuk mulai dari menerima surat dari ruang Tata Usaha, memeriksa surat masuk untuk mengetahui jenis surat apa dan ditujukan kepada siapa, kemudian surat tersebut dilakukan pencatatan pada Buku Agenda dan diarsipkan secara manual ataupun digital. Pengelolaan surat keluar sudah mencakup kegiatan pokok yang diantaranya dimulai dari pemohon mengajukan permohonan surat, setelah itu dibuatkan draftnya, diberikan kepada pimpinan untuk mengetahui surat tersebut disetujui atau tidaknya, surat diketik ulang untuk dibuatkan nomor surat dan kodefikasi suratnya kemudian ditandatangani oleh pimpinan, setelah itu diarsipkan dan diserahkan kepada pemohon. Adapun faktor yang menjadi penghambat dalam melakukan pengelolaan arsip, yakni; a. kurangnya sumber daya manusia dalam menangani surat menyurat, b. minimnya fasilitas meliputi perlengkapan dan peralatan yang tersedia untuk mengelola surat menyurat, c. Tidak ada ruang khusus untuk menyimpan arsip, d. kurangnya pengetahuan yang dimiliki petugas dalam mengelola surat menyurat.