Manajemen Kearsipan Pada Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) di Kantor Kementerian Agama Kota Samarinda

Abstract

ABSTRAK Tamara. 2024. "Manajemen Kearsipan Pada Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) di Kantor Kementerian Agama Kota Samarinda." Skripsi, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam, Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan,Universitas Islam Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda (UINSI) Samarinda. Penelitian ini dibimbing oleh Ibu Dr.Wahdatun Nisa, M.A dan Bapak Abdul Basith, M.Pd. Penelitian ini dilatarbelakangi oleh kenyataan bahwa Kantor Kementerian Agama Kota Samarinda, sebagai bagian dari intansi atau lembaga di bawah Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Timur, melayani masyarakat dengan berbagai kegiatan yang membutuhkan pengumpulan, penyimpanan, dan pengelolaan data dan informasi yang efisien. Pengelolaan arsip merupakan salah satu fungsi penting dalam instansi pemerintah maupun swasta. Hal ini dikarenakan pengelolaan arsip yang baik memungkinkan instansi untuk dengan mudah mengakses dan menggunakan kembali data yang dibutuhkan. Di Kementerian Agama, pengelolaan arsip terpusat di ruang PTSP dan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu arsip elektronik yang menggunakan aplikasi PTSP dan arsip fisik yang disimpan di dalam map arsip yang terdapat di ruang tersebut. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan pendekatan deskriptif, dengan mengkombinasikan observasi,wawancara, dan dokumentasi untuk pengumpulan data. Analisis datanya dengan mengambil metode yang dikembangkan oleh Miles dan Huberman, yang meliputi tahap pengumpulan data, kondensasi, dan penarikan kesimpulan. Keabsahan hasil penelitian diuji melalui triangulasi teknik dan sumber. Sumber data dalam penelitian ini yaitu kepala TU, koordinator , dan tigastaff pegawai PTSP di Kantor Kemenag Samarinda. Hasil dari penelitian ini, yaitu manajemen kearsipan pada pelayanan PTSP dilakukan secara elektronik dan manual, secara elektronik memasukkan data tanggal,bulan,tahun dan perihal surat ke transaksi layanan aplikasi PTSP. Sedangkan arsip secara manual mulai : Mendata, pemberian kode tanggal, klasifikasi surat undangan dan surat rekomendasi. pengorganisasian meliputi: strategi staf pegawai dalam mengarsipkan dokumen, pelaksanaan meliputi: mengarsip yaitu, penyortiran surat, pembukaan sampul,pengeluaran surat dari dalam sampul, penelitian surt terkait alamat yang sudah sesuai,pembacaan surat,penyampaian surat, dan pencatatan dan penanganan surat, proses pengarsipan surat masuk dan keluar, pengarsipan dokumen di gudang inventaris. Dan pengawasan meliputi : evaluasi dilakukan dalam seminggu sekali, penanganan arsip belum ada backup ke format digital seperti PDF/database pada server,masih dalam satu arsip surat dengan beda klasifikasi.